7. Conservación. Prescripción. Exhibición
Tanto el emisor como el receptor de las facturas están obligados a conservar durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria (LGT):
- Las facturas y documentos sustitutivos recibidos.
- Las copias de las facturas y documentos sustitutivos expedidos.
- Las facturas expedidas por inversión del sujeto pasivo, adquisiciones intracomunitarias de bienes y operaciones en recargo de equivalencia y entregas de oro de inversión, así como sus justificantes contables.
- Los recibos del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
- Los documentos acreditativos del pago del IVA a la importación.
No obstante, la obligación de conservación se podrá cumplir materialmente por un tercero que actúe en nombre y por cuenta del empresario o profesional que será siempre el responsable.
Plazo de conservación. Con carácter general, durante el plazo de prescripción del impuesto (cuatro años). Sin embargo, no hay que olvidar que los distintos impuestos tienen fechas diferentes para el inicio del cómputo del plazo de prescripción.
EJEMPLO 12
Sea una factura emitida el 8 de abril de 2009. La fecha de prescripción será:
| Fecha de emisión | Fecha de declaración | Fecha de prescripción | |
| IVA | 08-04-09 |
20-07-09 |
20-07-13 |
| IS | 08-04-09 |
25-07-10 |
25-07-14 |
Además, en el IVA existen normas especiales, esto es, las facturas que se refieran a bienes de inversión deben conservarse durante el periodo de regularización fijado por la Ley del IVA (cuatro años para bienes muebles y nueve años para bienes inmuebles) y los cuatro años siguientes.
Por su parte, en el IS se establece como plazo para la compensación de las bases imponibles de ejercicios anteriores el de 15 años, periodo durante el cual el contribuyente ha de conservar y poner a disposición de la Inspección:
- Facturas.
- Libros de contabilidad.
- Declaraciones-liquidaciones.
EJEMPLO 13
La sociedad «X» tiene en el ejercicio 20X1 una base imponible negativa de 400.000 euros, que compensa dentro del plazo máximo fijado por el TRLIS en la declaraciónliquidación de 20X16.
La declaración del IS de 20X16 se presenta hasta el 25 de julio de 20X17 y se puede comprobar dentro de los cuatro ejercicios siguientes, es decir, hasta el 25 de julio de 20X21.
Exhibición. Asimismo, existe la obligación de poner a disposición de la Inspección tanto su contabilidad principal y auxiliar, como las facturas y demás justificantes concernientes a la actividad empresarial o profesional.
Gabinete Jurídico del CEF