7 aspectos clave que te interesa conocer en relación con la facturación
La facturación es el corazón de una empresa, de manera que si las ventas se incrementan repentinamente, la presión sobre las diferentes áreas de la empresa aumenta, pudiendo hacerse patente la necesidad de incrementar recursos humanos o materiales, pero si por el contrario la facturación se reduce, la empresa puede no generar los recursos suficientes para mantener su estructura y llegar incluso al colapso y a la liquidación de la sociedad.
La Agencia Tributaria presta especial atención a este corazón, centrando una parte destacada de sus esfuerzos en vigilar la facturación de las empresas, para evitar la ocultación de ventas que socaban los ingresos de Hacienda, desde una doble vertiente:
- El IVA repercutido no ingresado.
- La disminución de los beneficios y por ende la recaudación del IRPF y del impuesto sobre sociedades.
La facturación es, por lo tanto, una tarea de vital importancia para las empresas, debiendo sus responsables prestar especial atención a las consecuencias fiscales y contables de las facturas, tanto de las emitidas, como de las recibidas, ya que estas últimas permiten justificar los gastos y deducciones de los empresarios y profesionales.
Hay 7 aspectos en relación con la emisión de facturas y con las facturas recibidas que destacan por su importancia, que son:
- Los gastos deducibles y las deducciones que apliquen empresarios y profesionales se justificarán prioritariamente mediante la factura justificativa de la operación realizada, que deberá cumplir los requisitos de la normativa tributaria, pero que, sin embargo, no constituye un medio de prueba privilegiado de la existencia de las operaciones, por lo que si la Administración cuestiona la efectividad de la factura, el obligado tributario debe aportar pruebas sobre la realidad de las operaciones (artículo 106 de la LGT).
- Además de facturar, hay que cobrar las facturas. La utilización del crédito comercial como una herramienta para incrementar ventas puede tener sus riesgos, sobre todo si no se analiza bien la solvencia de los clientes a los cuales se les otorga el crédito. En este sentido, las ventas a crédito pueden asegurarse en empresas de crédito y caución.
- Es obligatorio expedir y entregar las facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias. El plazo de prescripción a efectos tributarios es de 4 años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto, por lo que como mínimo las facturas se deben de conservar durante este periodo de tiempo.
- No es obligatorio conservar las facturas emitidas o recibidas en formato papel, ya que según la Agencia Tributaria, "los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”.
- Se entenderá que se produce un incumplimiento sustancial de la obligación de facturación o documentación cuando dicho incumplimiento afecte a más del 20 % del importe de las operaciones sujetas al deber de facturación en relación con el tributo u obligación tributaria y período objeto de la comprobación o investigación o cuando, como consecuencia de dicho incumplimiento, la Administración tributaria no pueda conocer el importe de las operaciones sujetas al deber de facturación.
- Se tipifica como infracción muy grave la expedición de facturas o documentos sustitutivos con datos falsos o falseados, siendo la sanción una multa pecuniaria proporcional del 75 % del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.
- La Agencia Tributaria incrementa cada vez más las obligaciones en relación con las facturas, ya que además de la reciente introducción del SII, la presentación del modelo 347 (de operaciones con terceros que superen anualmente 3.005 euros) se adelanta al mes de enero, lo que limita el margen de revisión de las facturas emitidas y recibidas en las empresas, ya que es relativamente habitual la comprobación de las cifras a declarar, lo cual permite detectar facturas recibidas no contabilizadas o errores en su contabilización.
Por otra parte, el pasado 1 de julio entró en vigor la nueva normativa relativa al Suministro Inmediato de Información (SII), que implica una nueva obligación de llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede electrónica de la AEAT.
El SII obliga a proporcionar información mediante ficheros XML a la Agencia Tributaria, casi en tiempo real sobre los registros recogidos en los libros registro de facturas recibidas, expedidas y bienes de inversión, así como información sobre determinadas operaciones intracomunitarias y sobre los cobros en efectivo recibidos, de acuerdo con las obligaciones registrales de la entidad.
Es de obligada aplicación a todas aquellas entidades cuyo período de liquidación del IVA coincida con el mes natural, es decir, aquellas con un volumen de operaciones superior a 6 millones de euros, además de aquellas que apliquen el régimen de grupos del IVA y empresas inscritas en el registro de devolución mensual del IVA.
Los contribuyentes incluidos en el SII no tienen que presentar el modelo 347.
El CEF, consciente de la importancia de los aspectos contables y fiscales de las facturas, y teniendo en cuenta la alta demanda de formación en relación con el SII, ha diseñado el Curso Monográfico sobre el Suministro Inmediato de Información (SII) y Facturación, un completo programa formativo que se desarrolla desde una doble perspectiva, una teórica, para dar a conocer la regulación legal de las obligaciones de facturación y del SII, y otra práctica, con el fin de dar a conocer las distintas situaciones reales que se puedan contemplar en las normas.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero (CFO)