Análisis de las obligaciones formales y régimen sancionador de los sistemas y programas informáticos de facturación conforme a los arts. 29.2.j) y 201 bis de la LGT
La DGT recuerda el marco jurídico de los sistemas informáticos tributarios: análisis de los artículos 29.2.j) y 201 bis de la LGT.
La Ley 11/2021 introdujo en la Ley 58/2003(LGT), el art. 29.2.j) y el ar. 201 bis, con el objetivo de regular el uso de sistemas y programas informáticos que soporten procesos contables, de facturación o de gestión. La finalidad principal de estas disposiciones es impedir la manipulación u ocultación de información contable o de facturación, asegurando que los registros sean íntegros, accesibles, legibles, trazables e inalterables. La obligación afecta a productores, comercializadores y usuarios de dichos programas, quienes deben garantizar que cumplan las especificaciones técnicas y, cuando corresponda, que estén debidamente certificados.
La consulta vinculante V0850-25, de 20 de mayo de 2025, analiza las cuestiones relativas a dichos artículos.
En cuanto a la definición de “programa o sistema informático”, no existe un concepto único para todos los ámbitos. Para los sistemas de facturación, la normativa reglamentaria (art. 1.2 RSIF) define el sistema como el conjunto de hardware y software que permite la entrada, conservación y procesamiento de la información de facturación. Por analogía, esta definición puede aplicarse también a sistemas contables y de gestión. La calificación de un programa como sistema informático dependerá de su capacidad para cumplir estas funciones, lo que incluye la posibilidad de que ciertos sistemas basados en hojas de cálculo sean considerados bajo esta normativa si cumplen dichos criterios.
Respecto a los programas existentes antes del desarrollo reglamentario, la obligación de cumplir con los requisitos técnicos y de certificación es plenamente vigente desde el 11 de octubre de 2021. Sin embargo, la aplicación de sanciones por incumplimiento de las especificaciones técnicas o certificaciones sólo será posible una vez que se haya producido el desarrollo reglamentario aplicable a cada categoría de sistema. Para los sistemas de facturación, los plazos de adaptación establecidos por el RSIF y la Orden HAC/1177/2024 determinan que los productores y comercializadores deben ofrecer sus productos adaptados al reglamento a partir del 29 de julio de 2025, mientras que los usuarios deberán tener operativos los sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2026 o del 1 de julio de 2026, según su categoría.
En relación con la modificación o supresión de registros en los programas informáticos, estas acciones son posibles únicamente si queda un registro que garantice la trazabilidad y la integridad de los datos. En los sistemas de facturación, cualquier alteración debe realizarse mediante registros adicionales que mantengan inalterables los datos originales. Asimismo, la trazabilidad requiere la creación de una cadena de registros cronológicamente enlazados, incluyendo información como NIF, número y fecha de factura y un identificador hash del registro anterior. Los sistemas deben permitir el seguimiento completo de esta cadena y la exportación de los registros en formato electrónico legible.
La normativa también establece que los registros deben ser accesibles y conservados de forma segura, permitiendo su consulta rápida y eficaz por los usuarios y por la Administración tributaria. La AEAT tiene facultad para exigir el acceso inmediato a los registros y sus copias seguras, así como la entrega de toda información necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos legales. En los ámbitos no desarrollados reglamentariamente, como los sistemas contables o de gestión distintos de facturación, se aplicarán prácticas usuales de auditoría informática para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros, evitando cualquier ocultación o alteración de la información.
En conclusión, la regulación del art. 29.2.j) y del art. 201 bis de la LGT representa un marco riguroso para asegurar la fiabilidad de los sistemas informáticos utilizados por los obligados tributarios. Los sistemas de facturación, ya objeto de desarrollo reglamentario, deben garantizar la integridad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de los registros. Las modificaciones de registros son permitidas solo dentro de los límites que preserven la trazabilidad y los datos originales, y los plazos de adaptación para usuarios y productores están claramente definidos para garantizar la transición hacia sistemas completamente conformes con la normativa.