Asesora fiscal/laboral que usa Word y Excel para emitir facturas, pregunta a la DGT sobre su obligación de aplicar el Reglamento Veri*Factu y si puede considerarse un “programa de doble uso” a efectos de infracciones

Análisis de la aplicación del Real Decreto 1007/2023 a la emisión de facturas mediante Word y Excel por profesionales autónomos y su posible consideración como programas de doble uso a efectos del art. 29.2.j) y 201 bis de la Ley General Tributaria.

La consulta tributaria de la DGT V2045-25, de 4 de noviembre de 2025, parte de una profesional autónoma -abogada y asesora fiscal y laboral- que emite sus facturas utilizando programas de uso general como Word y Excel, empleados como meras plantillas para su confección y archivo. Posteriormente, introduce manualmente los datos de cada factura en un programa de contabilidad desde el que lleva su contabilidad y genera los libros registro obligatorios.

La interesada solicita confirmación sobre dos cuestiones:

• en primer lugar, si este procedimiento de facturación queda fuera del ámbito de aplicación del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 (RSIF);
• en segundo lugar, si el uso de Word o Excel en estas condiciones puede considerarse un “programa de doble uso” a efectos del art. 29.2.j) de la Ley 58/2003 (LGT), con el consiguiente riesgo de infracción previsto en el art. 201 bis de la misma norma.

Aplicación del Real Decreto 1007/2023, Reglamento Veri*Factu

El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos que soporten procesos de facturación de empresarios y profesionales. Su finalidad es reforzar las garantías de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, evitando manipulaciones o alteraciones no registradas.

Desde el punto de vista subjetivo, el Reglamento resulta aplicable, entre otros, a los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, categoría en la que se encuadra la contribuyente. Ahora bien, la cuestión esencial no es la condición del obligado tributario, sino si el medio empleado para facturar puede calificarse como “sistema informático de facturación”.

El criterio administrativo distingue entre facturación manual -por ejemplo, facturas manuscritas-, que quedaría fuera del ámbito del Reglamento, y el uso de herramientas informáticas que admitan entrada, conservación y procesamiento de datos de facturación. En este sentido, no puede afirmarse de forma automática que el uso de hojas de cálculo o procesadores de texto quede excluido del Reglamento, ya que tales herramientas pueden incorporar funcionalidades que las conviertan materialmente en sistemas informáticos de facturación.

Por tanto, la aplicabilidad del RSIF dependerá de cómo se utilicen efectivamente Word o Excel y de si, en la práctica, permiten funciones de tratamiento y conservación estructurada de datos que encajen en la definición reglamentaria. En caso de resultar obligada, la profesional podrá optar por utilizar un sistema adaptado a los requisitos técnicos exigidos o emplear la aplicación informática que desarrolle la Administración Tributaria.

Posible consideración como “programa de doble uso”

En cuanto a la segunda cuestión, el art. 201 bis LGT tipifica como infracción grave la fabricación, comercialización o tenencia de programas que permitan la llevanza de contabilidades paralelas, la omisión o alteración de operaciones o que incumplan las especificaciones técnicas destinadas a garantizar la integridad de los registros. Las sanciones asociadas a estas conductas son especialmente severas, lo que pone de manifiesto la relevancia que el legislador atribuye a la lucha contra el denominado “software de doble uso”.

No obstante, la Dirección General de Tributos señala que no le corresponde determinar en cada caso concreto la existencia de una infracción tributaria, competencia que corresponde a los órganos de aplicación de los tributos. En términos generales, herramientas estándar como Word o Excel no están diseñadas específicamente para ocultar o manipular información contable o de facturación, si bien su uso deberá analizarse en función de las circunstancias concretas y del cumplimiento efectivo de los requisitos legales.

Conclusión

En definitiva, el uso de Word o Excel para emitir facturas no queda automáticamente excluido del ámbito de aplicación del Real Decreto 1007/2023. La determinación dependerá de si dichas herramientas actúan materialmente como sistemas informáticos de facturación conforme a la definición reglamentaria y de si cumplen las exigencias técnicas establecidas.

Asimismo, la eventual consideración como programa de doble uso y la posible imposición de sanciones solo podrán apreciarse tras un análisis específico por parte de la Administración tributaria competente, no pudiendo establecerse una conclusión general y abstracta al respecto.